Qu’est-ce qu’un ERP ?

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP, pour Enterprise Resource Planning, peut être traduit en français par planification des ressources d’entreprise. On utilise également le terme PGI, pour Progiciel de Gestion Intégré.

Dans le langage professionnel, le terme ERP reste toutefois le plus courant. C’est pourquoi nous l’utiliserons dans cet article.

Un ERP est un logiciel qui permet de centraliser les données d’une entreprise et de gérer ses principaux processus métier au sein d’un système unique. Il peut couvrir la gestion commerciale, les achats, la production, la logistique, la finance, les ressources humaines ou encore la planification.

Parmi les ERP les plus connus, on peut citer l’allemand SAP ou l’américain Microsoft Dynamics. Il existe cependant de nombreuses autres solutions, généralistes ou spécialisées par secteur d’activité.

Un ERP sur mesure peut aussi être développé pour répondre précisément aux besoins d’une entreprise lorsque les solutions standards ne sont pas suffisamment adaptées.

Quels sont les modules d’un ERP ou PGI ?

Un ERP est généralement composé de plusieurs modules. Chaque entreprise choisit ceux dont elle a réellement besoin.

Les modules les plus fréquents sont :

• achats ;
• finance et comptabilité ;
• commerce et relation client ;
• logistique ;
• ressources humaines ;
• production ;
• planification ;
• gestion des stocks ;
• reporting et indicateurs ;
• modules spécifiques selon le métier.

Un ERP n’a pas nécessairement besoin d’intégrer tous ces modules. Une entreprise peut commencer avec ceux qui lui sont essentiels, puis faire évoluer son logiciel au fil du temps.

Selon l’éditeur ou le prestataire, chaque module peut aussi présenter des fonctionnalités différentes. C’est pourquoi il est important de choisir une solution adaptée à l’organisation réelle de l’entreprise.

Quels sont les avantages d’un ERP ?

Le principal avantage d’un ERP est de centraliser l’ensemble des données de l’entreprise dans un outil unique.

Cette centralisation permet de mieux organiser les informations, d’éviter les doubles saisies et de fiabiliser les processus internes.

Un ERP permet notamment de :

• réduire les ressaisies manuelles ;
• centraliser les données dans une base commune ;
• automatiser certaines tâches répétitives ;
• améliorer la circulation de l’information ;
• consolider les données entre les services ;
• suivre l’activité en temps réel ;
• produire des indicateurs fiables pour la direction ;
• renforcer la traçabilité des opérations.

Grâce à ces fonctionnalités, l’ERP aide les dirigeants à piloter plus efficacement leur entreprise. Il structure l’organisation, améliore la productivité et facilite la prise de décision.

Un ERP bien conçu contribue à la valorisation de l’entreprise car il rend son fonctionnement plus clair, plus fiable et plus facilement transmissible.

À qui s’adresse un ERP ?

Un ERP peut s’adresser à tous les secteurs d’activité et à toutes les tailles d’entreprise.

Il est naturellement présent dans les grands groupes, mais il peut aussi être utile dans des structures beaucoup plus petites. Une entreprise de 3 à 5 salariés peut avoir besoin d’un ERP si son activité exige une organisation rigoureuse.

La mise en place d’un ERP devient pertinente lorsque certains éléments deviennent critiques ; par exemple :

• volume de données important ;
• besoin de réactivité ;
• exigences de traçabilité ;
• contraintes de planification ;
• pilotage de l’activité ;
• coordination entre les services ;
• fiabilité des informations.

Dès qu’une entreprise perd du temps avec des fichiers dispersés, des ressaisies ou des outils qui ne communiquent pas entre eux, un ERP peut apporter une réponse structurante.

Pour aller plus loin, France Numérique propose également un guide sur les raisons pour lesquelles il est intéressant de mettre en place d’un ERP pour les TPE.

Comment choisir son ERP ?

Il n’existe pas d’ERP universel capable de s’adapter parfaitement à toutes les entreprises.

Chaque solution possède ses propres spécificités. Certains ERP mettent l’accent sur le commerce, tandis que d’autres sont davantage orientés vers la production, la logistique ou la gestion financière.

Même deux ERP destinés au même secteur peuvent fonctionner très différemment. L’ergonomie, la logique de navigation, les possibilités d’adaptation et la qualité du support varient fortement d’une solution à l’autre.

Il est important de préciser que le prix ne constitue pas, à lui seul, un gage de qualité.

Le meilleur ERP est celui qui offre le bon équilibre entre :

• adaptation au métier ;
• qualité de l’accompagnement ;
• capacité d’évolution ;
• simplicité d’utilisation ;
• coût global du projet ;
• fiabilité de l’équipe de déploiement.

Un ERP doit s’adapter autant que possible à l’organisation de l’entreprise, et non obliger l’entreprise à transformer tous ses processus pour correspondre au logiciel.

Combien coûte un ERP ?

Le coût d’un ERP peut varier fortement selon la solution choisie, le nombre d’utilisateurs, les modules nécessaires et le niveau d’adaptation attendu.

Il existe des ERP gratuits, des ERP sur abonnement, des ERP vendus sur étagère et des ERP développés sur mesure. Pourtant, le tarif affiché ne reflète pas toujours le coût réel du projet.

Le principal risque concerne les ERP dits « gratuits ». Même si le logiciel ne coûte rien à l’achat, son adaptation, son paramétrage, sa maintenance et son déploiement peuvent représenter un budget important.

Un ERP doit être adapté à votre entreprise. Or, la plupart des solutions généralistes nécessitent l’intervention d’intégrateurs, de consultants ou de développeurs pour répondre aux besoins spécifiques.

Ces prestations sont facturées. Dans certains cas, adapter un logiciel existant coûte plus cher que concevoir un ERP sur mesure, et nous avons de exemples !

Le coût final d’un ERP dépend donc de plusieurs facteurs :

• analyse des besoins ;
• paramétrage ;
• adaptation métier ;
• développement spécifique ;
• migration des données ;
• formation des utilisateurs ;
• assistance au démarrage ;
• maintenance ;
• évolutions futures.

Les grandes solutions du marché peuvent atteindre plusieurs centaines de milliers d’euros, notamment lorsque l’on additionne l’acquisition, le déploiement et les adaptations.

Certaines entreprises nous ont également indiqué que des ERP gratuits leur avaient coûté très cher en prestations d’intégration, sans toujours aboutir à un résultat satisfaisant.

Pourquoi choisir un ERP sur mesure ?

Un ERP sur mesure est conçu spécifiquement pour répondre aux besoins d’une entreprise. Il ne repose pas sur une solution standard à adapter, mais sur une analyse précise des processus métier.

Chez ACCECIA, les ERP sont développés de toute pièce. Ils ne s’appuient sur aucune solution du marché, gratuite ou payante.

Cette approche permet de créer un logiciel :

• adapté au fonctionnement réel de l’entreprise ;
• évolutif ;
• plus simple à utiliser ;
• aligné avec les besoins métier ;
• pensé pour les utilisateurs ;
• maîtrisé techniquement sur le long terme.

Pour maîtriser les coûts, ACCECIA s’appuie sur ses propres bibliothèques d’objets logiciels, développées au fil des années.

Il ne s’agit pas de modules standards prêts à l’emploi, mais de composants techniques réutilisables. Ces éléments permettent d’accélérer le développement tout en conservant un haut niveau de personnalisation.

Par exemple, pour développer un planning de production, nos équipes peuvent réutiliser certains composants existants. Le rendu final reste toutefois spécifique à chaque client, car une part importante du code est toujours adaptée au métier concerné.

Cette méthode permet de gagner du temps, de sécuriser le développement et de proposer un ERP réellement adapté à l’entreprise.

Quel est le ROI d’un ERP sur mesure développé par ACCECIA ?

Le retour sur investissement d’un ERP sur mesure dépend du contexte de chaque entreprise : volume d’activité, complexité des processus, niveau d’automatisation attendu, temps gagné par les équipes et gains obtenus sur la planification, la facturation ou la gestion des ressources.

Chez ACCECIA, le développement d’un ERP repose sur un framework interne (bibliothèques d’objets logiciels) construit au fil des années. Cette base technique permet d’accélérer certaines phases du projet, de limiter les développements répétitifs et de mieux maîtriser les coûts.

L’objectif n’est pas seulement de créer un logiciel fonctionnel. Un ERP doit aussi permettre à l’entreprise de gagner du temps, de réduire ses erreurs, d’améliorer son organisation et de piloter son activité avec des indicateurs fiables.

Plutôt que de présenter un argumentaire théorique, voici deux exemples concrets de ROI obtenus avec des ERP développés par ACCECIA.

Comment prépare-t-on la mise en place d’un ERP ?

La mise en place d’un ERP nécessite une préparation sérieuse. Le projet doit être structuré, piloté et accompagné par des personnes qui connaissent bien le fonctionnement de l’entreprise.

La première étape consiste à créer un comité de pilotage projet.

Ce comité doit être composé de personnes capables de répondre aux questions de l’éditeur ou du prestataire. Il joue le rôle d’interface entre l’entreprise et l’équipe chargée du développement ou du déploiement.

Il est recommandé d’y intégrer :

• un ou plusieurs responsables métiers ;
• des utilisateurs expérimentés ;
• un décisionnaire ;
• une personne capable de valider les choix fonctionnels ;
• éventuellement un référent informatique.

Les stagiaires ou les nouveaux salariés ne sont généralement pas les profils les plus adaptés pour ce type de mission, car une connaissance fine de l’entreprise est indispensable.

Quel est le rôle du comité de pilotage ERP ?

Le comité de pilotage occupe une place centrale dans la réussite du projet ERP.

Il doit notamment :

• définir les besoins de l’entreprise ;
• identifier les priorités ;
• aider à cartographier les flux de données ;
• consulter les différents services ;
• recueillir les attentes des utilisateurs ;
• valider les fonctionnalités ;
• participer aux tests des modules ;
• accompagner l’adhésion des équipes.

La mise en place d’un ERP demande du temps. Que le logiciel soit un produit standard ou une solution développée sur mesure, les équipes internes doivent être disponibles pour participer au projet.

Il est également important d’informer les salariés en amont. Les utilisateurs doivent comprendre pourquoi l’ERP est mis en place, comment il va améliorer leur quotidien et quel sera leur rôle dans le projet.

L’adhésion des équipes passe par des réunions d’information, des échanges métier et des phases de test régulières.

Comment se déroule le déploiement d’un ERP ?

Le déploiement d’un ERP se fait progressivement.

L’éditeur ou le prestataire présente les modules au comité de pilotage au fur et à mesure de leur avancement. Ces démonstrations permettent de vérifier que les fonctionnalités correspondent aux attentes.

Le comité de pilotage peut alors :

• valider le fonctionnement ;
• signaler les manques ;
• demander des ajustements ;
• proposer des évolutions ;
• organiser les tests utilisateurs.

Lorsqu’un module est suffisamment avancé, il doit être testé par les utilisateurs concernés. Ces tests permettent de détecter les éventuels bugs, les problèmes d’ergonomie ou les écarts avec les besoins métier.

L’éditeur accompagne les utilisateurs pendant cette phase afin d’observer la façon dont l’ERP est utilisé et d’apporter les corrections nécessaires.

Ce processus est répété pour chaque module jusqu’à validation complète.

Une fois les tests terminés, une date de mise en exploitation est définie. Avant le démarrage officiel, les données issues de l’ancien ERP ou des anciens outils sont importées dans le nouveau système.

L’approche ACCECIA pour la mise en place d’un ERP

ACCECIA accompagne ses clients dès les premières étapes du projet ERP.

La démarche commence par la rédaction d’un cahier des charges sommaire. Ce document permet de définir le périmètre des modules nécessaires et d’établir une première estimation budgétaire.

Une étude plus détaillée est ensuite réalisée. Elle décrit les fonctionnalités attendues pour chaque module et présente la cartographie des flux de données.

Cette analyse permet à l’équipe ACCECIA de développer une maquette ou de commencer directement le développement selon un ordre logique.

Lorsqu’un module atteint un niveau d’avancement suffisant, il est présenté au comité de pilotage. Celui-ci peut valider le fonctionnement ou demander des modifications.

Quand le module est presque finalisé, il est déployé pour être testé par le client. Les équipes ACCECIA accompagnent alors les utilisateurs dans leurs essais.

Après validation de l’ensemble des modules, ACCECIA procède au déploiement global et assure une assistance pendant plusieurs mois sur le système nouvellement mis en place.

Cette phase d’accompagnement permet de sécuriser le démarrage et d’ajuster les derniers points d’usage.

Cette méthodologie a permis à ACCECIA de réussir 100% de ses projets ERP.

Peut-on changer d’ERP ?

Oui, il est possible de changer d’ERP.

Cette décision peut être envisagée lorsque le logiciel en place ne répond plus aux attentes de l’entreprise. Un changement devient également pertinent si l’ERP n’évolue plus, si le support se dégrade ou si son coût d’exploitation devient trop élevé.

Plusieurs signes peuvent indiquer qu’il est temps de remplacer son ERP :

• logiciel devenu trop complexe ;
• temps de saisie trop important ;
• données difficiles à exploiter ;
• évolutions coûteuses ou impossibles ;
• technologie obsolète ;
• support insuffisant ;
• perte de productivité.

Les données d’un ERP sont généralement stockées dans une base centrale, par exemple Oracle, SQL Server, PostgreSQL ou un autre système de gestion de base de données.

Dans la plupart des cas, une migration des données peut être organisée vers le nouvel ERP. Cette opération doit être anticipée car elle représente une étape importante du projet.

Le coût d’une migration peut être significatif. Toutefois, le changement peut être rentable si le nouvel ERP améliore la productivité, réduit les coûts de fonctionnement ou simplifie le travail des utilisateurs.

Changer d’ERP peut aussi être l’occasion de repenser certains processus et de rendre l’organisation plus efficace.